Email công việc bằng tiếng Anh cần nhanh chóng cho người đọc biết bạn viết vì việc gì và mong họ làm gì tiếp theo. Phần lớn thư chỉ cần lời chào phù hợp, lý do viết, yêu cầu hoặc câu trả lời cụ thể và lời kết ngắn. Dưới đây là các mẫu câu cho sáu tình huống, kèm giải thích để bạn chọn đúng giọng điệu.
Lịch sự trong tiếng Việt không phải lúc nào cũng có thể dịch từng từ sang tiếng Anh. I kindly ask you to… có thể nặng nề hơn một câu Could you…? đơn giản, còn I demand… biến yêu cầu thông thường thành đòi hỏi. Thường chỉ cần chọn động từ chính xác hơn và nêu rõ bước tiếp theo.
LetsWords giúp bạn học những từ này để dùng trong trao đổi công việc: viết câu với từ mục tiêu, nhận giải thích cách dùng và ngữ pháp bằng tiếng Việt, rồi củng cố qua ôn tập. Bạn có thể bắt đầu bằng tính năng kiểm tra câu miễn phí trên các trang biểu đạt được dẫn trong bài.
Mở đầu và kết thúc email công việc
Tiêu đề cần giúp người nhận tìm lại thư sau này: Delivery schedule — confirmation needed hoặc Updated proposal for review. Chỉ viết Question không cho biết câu hỏi liên quan đến việc gì. Nếu chủ đề thay đổi trong một chuỗi email dài, nên cập nhật cả tiêu đề.
| Phần của thư | Cách viết trung tính | Khi sử dụng |
|---|---|---|
| Lời chào | Hello Maria, | Trao đổi công việc thông thường |
| Lời chào trang trọng hơn | Dear Ms Brown, | Liên hệ chính thức lần đầu |
| Lý do viết | I’m writing about the revised schedule. | Nêu nội dung cần trao đổi |
| Mở đầu thư trả lời | Thank you for your message. | Tiếp tục cuộc trao đổi |
| Lời kết | Kind regards, | Kết thư lịch sự, trung tính |
| Lời kết ngắn | Best, | Trao đổi quen thuộc với đồng nghiệp |
Chọn lời chào theo quan hệ và phong cách của công ty. Nếu đồng nghiệp ký bằng tên riêng, thông thường bạn có thể mở đầu bằng Hello cùng tên đó.
1. Yêu cầu: rõ hành động, đối tượng và thời điểm
| Bạn cần gì | Mẫu câu | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Nhận tài liệu | Could you send me the updated proposal? | Bạn có thể gửi bản đề xuất đã cập nhật không? |
| Làm rõ chi tiết | Could you clarify which version we should use? | Xin làm rõ cần dùng phiên bản nào |
| Xác nhận lịch | Please confirm whether Friday works for you. | Xin xác nhận thứ Sáu có phù hợp không |
| Nhờ kiểm tra | Would you be able to review the figures by Tuesday? | Bạn có thể kiểm tra số liệu trước hoặc trong thứ Ba không? |
Could you…? vốn đã là cách yêu cầu lịch sự. Không cần cùng lúc thêm kindly, please, possibly và một đoạn mở đầu dài.
So sánh Please send it soon với Could you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday? Câu thứ hai nói rõ cần tài liệu nào và hạn lúc mấy giờ. Với nhóm làm việc quốc tế, thêm múi giờ nếu thời hạn phụ thuộc vào một giờ cụ thể.
2. Nhắc việc: tiếp tục trao đổi mà không trách móc
| Tình huống | Mẫu câu |
|---|---|
| Email chưa được trả lời | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| Cần biết tình trạng xử lý | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| Sắp đến hạn đã thống nhất | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| Cần quyết định để làm bước tiếp theo | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
Lời nhắc hữu ích hơn khi có đối tượng và lý do cụ thể. Any updates? có thể đủ trong đoạn chat ngắn, nhưng email gửi sau một tuần nên nêu rõ tài liệu hoặc vấn đề đang hỏi.
Đừng nhầm remember với remind. Remember là nhớ; remind someone là nhắc để người đó nhớ. Ví dụ: Please remind me to send the invoice. Trang remember và remind giải thích sự khác biệt và cho phép bạn kiểm tra câu miễn phí.
3. Thời hạn: by, until và thay đổi ngày
| Điều bạn muốn thông báo | Mẫu câu |
|---|---|
| Kết quả sẵn sàng muộn nhất vào ngày đó | I’ll send the final version by Friday. |
| Trạng thái kéo dài đến ngày đó | I’ll be away until Friday. |
| Cần lùi hạn | Could we move the deadline to Monday? |
| Có thể hoàn thành đúng hạn | We are on track to meet the deadline. |
| Cần thêm thông tin | We need the final figures to meet the deadline. |
Tiếng Việt dùng “đến thứ Sáu” cho cả hai ý, nên người học hay nhầm by với until. By Friday chỉ hạn chót: bạn có thể gửi tệp sớm hơn. Until Friday nói về thời gian kéo dài của hành động hoặc trạng thái. Vì thế, I will send the report until Friday không diễn đạt lời hứa thông thường là gửi báo cáo chậm nhất vào thứ Sáu.
Khi đổi hạn, hãy nêu ngày mới và hành động tiếp theo. There may be a delay báo vấn đề nhưng chưa cho người nhận mốc để sắp xếp. We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday đưa ra kế hoạch rõ ràng.
Bạn có thể luyện miễn phí meet a deadline trong một câu về công việc hiện tại.
4. Trả lời câu hỏi: đưa thông tin cần thiết trước
| Tình huống | Mẫu câu |
|---|---|
| Xác nhận một thông tin | Yes, the quote includes delivery. |
| Làm rõ giới hạn | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| Gửi tài liệu | I’ve attached the revised schedule. |
| Trả lời một ý cụ thể | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| Báo đang kiểm tra | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
Nếu được hỏi về giao hàng, hãy trả lời ngay câu hỏi đó rồi mới bổ sung giải thích.
Please find attached… dùng được, nhưng với email thông thường, I’ve attached… thường đã đủ. Nhớ kiểm tra xem bạn đã đính kèm đúng phiên bản chưa.
Không nên chỉ hứa I’ll get back to you shortly nếu đã có thể nêu thời điểm. By tomorrow afternoon hữu ích hơn cho người đang lên kế hoạch cho công việc tiếp theo.
5. Xin lỗi: nêu vấn đề và cách khắc phục
| Tình huống | Mẫu câu |
|---|---|
| Trả lời muộn | Sorry for the delayed reply. |
| Xin lỗi trang trọng hơn | I apologise for the delay. |
| Đính kèm nhầm tệp | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| Sai số liệu | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
Sau lời xin lỗi, nên nói bạn đã làm gì để khắc phục. Giải thích dài về việc bận rộn không giúp người nhận có được tệp đúng mà họ cần.
So sánh Sorry for inconveniences với I apologise for the inconvenience. Cách thứ hai tự nhiên hơn khi nói về sự bất tiện cụ thể do tình huống này gây ra. Nếu chỉ cần xin lỗi vì chậm trễ, bạn không nhất thiết phải chọn công thức trang trọng nhất.
Giới từ cũng quan trọng: apologise for the delay, nhưng apologise to the client. Lựa chọn phụ thuộc vào việc bạn đang nói lý do xin lỗi hay người nhận lời xin lỗi.
6. Từ chối: nói rõ quyết định
| Điều cần nói | Mẫu câu |
|---|---|
| Không thể đáp ứng yêu cầu | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| Không thể đáp ứng ngày đề xuất | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| Có thể đề xuất ngày khác | We can deliver on Monday instead. |
| Không thể chấp nhận điều kiện | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
Đừng giấu một quyết định đã chốt trong câu mơ hồ It may be difficult. Người nhận có thể hiểu rằng vẫn còn khả năng thương lượng về cùng điều kiện đó.
Lý do nên ngắn và cụ thể: The final inspection will not be completed until Monday. Nếu có phương án thay thế phù hợp, hãy nêu ra. Nếu không có, một quyết định rõ ràng và lịch sự tốt hơn lời hứa bạn không thể giữ.
Những cách dịch từng từ dễ gây lỗi
| Cách viết chưa phù hợp | Cách sửa | Vì sao |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | “Thảo luận về” kéo theo about, nhưng discuss nhận tân ngữ trực tiếp |
| Please contact with me if you have any questions. | Please contact me if you have any questions. | Contact nhận tân ngữ trực tiếp; “liên hệ với” không cần with |
| I am waiting your reply. | I look forward to your reply. | Wait cần for; khi kết thư, look forward to tự nhiên hơn |
| I would like to inform that the meeting has moved. | I would like to inform you that the meeting has been moved. | Inform cần người nhận: inform someone that… |
| Please send me the file soonest. | Could you send me the file by 3 p.m. today? | Dịch “sớm nhất” thành soonest nghe cứng; nêu thời hạn cụ thể |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | Sau to trong cấu trúc này cần dạng -ing |
Trên trang look forward to, bạn có thể kiểm tra miễn phí câu kết thư. Nêu rõ bạn mong chờ phản hồi, cuộc gặp hay cơ hội tiếp tục hợp tác.
Không phải tìm lại cùng một mẫu câu mỗi lần
Để ngày mai viết cho người khác, bạn cần thay hành động, thời hạn và giọng điệu mà không làm sai cấu trúc. Đây là điều bạn luyện trong LetsWords cho công việc và giao tiếp hằng ngày.
Hãy thêm từ công việc vào bộ sưu tập cá nhân trong LetsWords và dùng chúng trong tình huống từ email. Chẳng hạn, bạn đang học meet a deadline và viết:
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
Phần phân tích chỉ ra điều gì? Cụm meet the deadline đã đúng. Lỗi nằm ở điều kiện: khi if giới thiệu điều kiện có thể xảy ra trong tương lai như câu này, cần dùng hiện tại đơn thay cho will.
We can meet the deadline if we receive the figures today.
Làm rõ thời điểm: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today. Người nhận biết chính xác cần gửi số liệu trước giờ nào. Phần sửa xử lý ngữ pháp; chi tiết bổ sung giúp thông điệp công việc bớt mơ hồ.
Khi ôn, bạn nhìn nghĩa, nhớ lại cụm từ và dùng nó cho một nhiệm vụ khác. Những ví dụ phản hồi khác của LetsWords cho thấy cách phân tích giải thích lựa chọn từ và cấu trúc.
Hãy dùng các mẫu câu cho email hôm nay và củng cố từ vựng công việc trong LetsWords. Bạn luyện thay đổi thời hạn, hành động và điều kiện mà không dịch từng từ từ tiếng Việt, với giải thích sau mỗi lần viết và việc ôn lại trong các buổi tiếp theo. Bắt đầu với công cụ luyện từ, chọn mục tiêu và trình độ, rồi trải nghiệm phân tích trước khi thanh toán.