Email bisnis dalam bahasa Inggris perlu segera menjelaskan alasan Anda menulis dan tindakan yang diharapkan dari pembaca. Sebagian besar pesan kerja cukup memuat sapaan yang sesuai, alasan menulis, permintaan atau jawaban yang spesifik, serta penutup singkat. Di bawah ini tersedia ungkapan siap pakai untuk enam situasi, disertai penjelasan untuk memilih nada yang tepat.
Kesopanan tidak selalu bertahan dalam terjemahan kata demi kata. I kindly ask you to… dapat terasa lebih berat daripada Could you…?, sedangkan I demand… mengubah permintaan biasa menjadi tuntutan. Kata kerja yang lebih tepat dan langkah berikutnya yang jelas sering kali menyelesaikan masalah.
LetsWords membantu mempelajari kosakata ini untuk korespondensi nyata. Anda menyusun kalimat dengan kata yang berkaitan dengan pekerjaan, menerima umpan balik penggunaan dan tata bahasa, lalu menguatkannya melalui pengulangan. Tautan pemeriksaan kalimat gratis di bawah memungkinkan Anda mencoba prosesnya dengan ungkapan dari artikel ini.
Cara membuka dan menutup email kerja
Baris subjek perlu membantu penerima menemukan kembali pesan: Delivery schedule — confirmation needed atau Updated proposal for review. Satu kata Question tidak menjelaskan persoalannya. Jika rangkaian email yang panjang beralih ke topik baru, perbarui juga subjeknya.
| Bagian pesan | Ungkapan netral | Kapan digunakan |
|---|---|---|
| Sapaan | Hello Maria, | Korespondensi kerja sehari-hari |
| Sapaan lebih resmi | Dear Ms Brown, | Kontak awal yang formal |
| Alasan menulis | I’m writing about the revised schedule. | Memperkenalkan topik |
| Balasan | Thank you for your message. | Melanjutkan percakapan |
| Penutup | Kind regards, | Penutup netral dan sopan |
| Penutup singkat | Best, | Korespondensi dengan rekan yang sudah akrab |
Sesuaikan sapaan dengan hubungan dan gaya perusahaan. Jika rekan menandatangani pesan menggunakan nama depan, membalas dengan Hello dan nama tersebut biasanya sesuai.
1. Permintaan: sebutkan tindakan, objek, dan tanggal
| Kebutuhan | Ungkapan | Yang diminta |
|---|---|---|
| Dokumen | Could you send me the updated proposal? | Proposal terbaru |
| Penjelasan | Could you clarify which version we should use? | Keputusan tentang versi yang harus digunakan |
| Konfirmasi | Please confirm whether Friday works for you. | Kepastian kesediaan pada waktu tersebut |
| Pemeriksaan | Would you be able to review the figures by Tuesday? | Pemeriksaan dengan tenggat |
Could you…? sudah membuat permintaan terdengar sopan. Tidak perlu sekaligus menambahkan kindly, please, possibly, dan pengantar panjang.
Bandingkan Please send it soon dengan Could you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday? Kalimat kedua menyebutkan dokumen sekaligus batas waktunya. Dalam tim internasional, tambahkan zona waktu jika jam tertentu menjadi penting.
2. Pengingat: tindak lanjuti tanpa menyalahkan
| Situasi | Ungkapan |
|---|---|
| Email belum dibalas | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| Anda memerlukan kabar terbaru | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| Tenggat yang disepakati sudah dekat | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| Keputusan diperlukan sebelum langkah berikutnya | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
Pengingat lebih berguna jika menyebutkan topik dan menjelaskan alasan Anda memerlukan jawaban. Any updates? mungkin cukup untuk percakapan singkat. Dalam email seminggu kemudian, sebutkan dokumen atau pertanyaannya.
Jangan tertukar antara remember dan remind. Remember berarti mengingat sesuatu; remind berarti membantu seseorang mengingat. Contohnya: Please remind me to send the invoice. Halaman remember vs remind menjelaskan perbedaan ini dan menyediakan pemeriksaan kalimat gratis.
3. Tenggat: by, until, dan perubahan tanggal
| Pesan yang ingin disampaikan | Ungkapan |
|---|---|
| Hasil siap paling lambat pada suatu tanggal | I’ll send the final version by Friday. |
| Keadaan atau tindakan berlangsung hingga suatu tanggal | I’ll be away until Friday. |
| Memerlukan perpanjangan waktu | Could we move the deadline to Monday? |
| Memperkirakan pekerjaan selesai tepat waktu | We are on track to meet the deadline. |
| Memerlukan informasi agar selesai tepat waktu | We need the final figures to meet the deadline. |
By Friday menetapkan batas waktu terakhir: berkas boleh dikirim lebih awal. Until Friday menjelaskan berapa lama keadaan atau kegiatan berlangsung. Karena itu, I will send the report until Friday tidak menyampaikan janji lazim untuk mengirim laporan paling lambat pada tanggal tersebut.
Saat meminta perubahan, berikan tanggal baru dan tindakan berikutnya. There may be a delay memperingatkan adanya masalah, tetapi tidak memberi rentang waktu yang berguna bagi pembaca. We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday memberi rencana yang jelas.
Latih meet a deadline secara gratis dalam kalimat tentang tugas kerja yang sedang dijalankan.
4. Jawaban: sampaikan informasi yang diminta terlebih dahulu
| Situasi | Ungkapan |
|---|---|
| Mengonfirmasi fakta | Yes, the quote includes delivery. |
| Menjelaskan batasan | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| Mengirim dokumen | I’ve attached the revised schedule. |
| Menjawab satu hal tertentu | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| Menjelaskan bahwa informasi sedang diperiksa | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
Jika seseorang menanyakan pengiriman, jawab pertanyaan itu terlebih dahulu, lalu tambahkan penjelasannya.
Please find attached… dapat digunakan, tetapi I’ve attached… sering kali sudah cukup untuk email kerja biasa. Pastikan versi yang benar sudah dilampirkan.
Hindari I’ll get back to you shortly yang tidak pasti jika waktunya sudah dapat disebutkan. By tomorrow afternoon lebih berguna bagi orang yang sedang merencanakan langkah berikutnya.
5. Permintaan maaf: jelaskan masalah dan perbaikannya
| Situasi | Ungkapan |
|---|---|
| Terlambat membalas | Sorry for the delayed reply. |
| Permintaan maaf yang lebih resmi | I apologise for the delay. |
| Lampiran salah | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| Angka salah | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
Setelah meminta maaf, jelaskan tindakan yang sudah dilakukan untuk mengatasi masalah. Cerita panjang tentang kesibukan Anda tidak membantu penerima yang membutuhkan berkas yang benar.
Bandingkan Sorry for inconveniences dengan I apologise for the inconvenience. Kalimat kedua secara alami merujuk pada ketidaknyamanan yang disebabkan oleh situasi tersebut. Jika permintaan maaf sederhana atas keterlambatan sudah cukup, Anda tidak perlu memilih rumusan yang paling rumit.
Preposisi juga penting: apologise for the delay, tetapi apologise to the client. Pilihannya bergantung pada apakah Anda menyebutkan alasan meminta maaf atau orang yang menerima permintaan maaf.
6. Penolakan: buat keputusan mudah dipahami
| Pesan yang perlu disampaikan | Ungkapan |
|---|---|
| Tidak dapat memenuhi permintaan | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| Tanggal yang diusulkan tidak memungkinkan | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| Tanggal lain memungkinkan | We can deliver on Monday instead. |
| Tidak dapat menerima persyaratan | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
Jangan menyembunyikan keputusan final di balik It may be difficult. Penerima bisa membacanya sebagai kesempatan untuk terus merundingkan syarat yang sama.
Sampaikan alasan yang singkat dan spesifik: The final inspection will not be completed until Monday. Jika ada alternatif yang dapat diterima, sebutkan. Jika tidak ada, penolakan yang jelas dan sopan lebih berguna daripada janji yang tidak dapat dipenuhi.
Enam kesalahan ungkapan yang perlu diperbaiki
| Ungkapan janggal atau keliru | Koreksi | Alasannya |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | Di sini discuss mengambil objek tanpa about |
| Please answer on my question. | Please answer my question. | Answer langsung diikuti my question |
| I wait your reply. | I look forward to your reply. | Cara yang alami untuk menutup email bisnis |
| We made a meeting yesterday. | We had a meeting yesterday. | Have a meeting menggambarkan rapat yang berlangsung |
| The actual version is attached. | The current version is attached. | Current menunjukkan versi yang digunakan sekarang |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | To pada pola ini diikuti bentuk -ing |
Pada look forward to, Anda dapat memeriksa kalimat penutup secara gratis. Sebutkan apa yang dinantikan: balasan, pertemuan, atau kesempatan bekerja sama.
Agar tidak mencari ungkapan yang sama setiap kali
Email besok akan memiliki penerima, tindakan, tenggat, atau nada yang berbeda. Anda perlu mengubah rincian itu tanpa merusak polanya. Inilah yang dilatih melalui LetsWords untuk bahasa Inggris kerja dan sehari-hari.
Tambahkan kosakata kerja ke koleksi pribadi di LetsWords dan gunakan dalam situasi dari korespondensi Anda. Misalnya, Anda sedang mempelajari meet a deadline lalu menulis:
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
Yang dijelaskan umpan balik. Meet the deadline sudah benar. Kesalahan ada pada syaratnya: ketika if memperkenalkan kondisi nyata untuk masa depan seperti ini, gunakan present simple, bukan will.
We can meet the deadline if we receive the figures today.
Perjelas waktunya: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today. Pembaca kini tahu tepat kapan angka-angka itu diperlukan. Koreksi memperbaiki tata bahasa; rincian tambahan menghilangkan ketidakjelasan dalam pesan kerja.
Saat mengulang, Anda mengingat ungkapan dari maknanya dan menggunakannya lagi untuk tugas lain. Contoh umpan balik LetsWords memperlihatkan bagaimana analisis menjelaskan pilihan kata dan pola.
Gunakan ungkapan di atas untuk email hari ini, lalu masukkan kosakatanya ke latihan rutin LetsWords. Berlatihlah mengubah tenggat, tindakan, dan syarat tanpa bergantung pada terjemahan kata demi kata, dengan umpan balik pada setiap percobaan dan pengulangan kata setelahnya. Mulai dengan latihan kosakata, pilih tujuan dan level, lalu coba umpan balik sebelum membayar.