İngilizce bir iş e-postası, neden yazdığınızı ve karşı taraftan ne beklediğinizi kısa sürede anlatmalıdır. Çoğu iş mesajı için uygun bir selamlama, yazma nedeni, açık bir talep veya yanıt ve kısa bir kapanış yeterlidir. Aşağıda altı durum için kullanabileceğiniz ifadeler ve doğru tonu seçmenize yardımcı olacak açıklamalar bulunuyor.
Nezaket, kelimesi kelimesine çeviride her zaman korunmaz. I kindly ask you to…, Could you…? ifadesinden daha ağır duyulabilir; I demand… ise sıradan bir ricayı talebe dönüştürür. Daha isabetli bir fiil ve açıkça belirtilen sonraki adım çoğu zaman sorunu çözer.
LetsWords, bu kelimeleri gerçek iş yazışmalarında kullanmak için çalışmanıza yardımcı olur. İş hayatıyla ilgili bir kelimeyle cümle kurar, kullanım ve dil bilgisi hakkında geri bildirim alır, tekrar ederek pekiştirirsiniz. Aşağıdaki ücretsiz cümle kontrolü bağlantılarında bu yazıdaki ifadelerle süreci deneyebilirsiniz.
İş e-postasına nasıl başlanır, nasıl bitirilir?
Konu satırı, alıcının mesajı daha sonra bulmasını kolaylaştırmalıdır: Delivery schedule — confirmation needed veya Updated proposal for review. Tek başına Question, hangi konunun sorulduğunu söylemez. Uzun bir yazışmada başka bir konuya geçerseniz konu satırını da güncelleyin.
| E-postanın bölümü | Tarafsız ifade | Ne zaman kullanılır? |
|---|---|---|
| Selamlama | Hello Maria, | Günlük iş yazışmalarında |
| Daha resmî selamlama | Dear Ms Brown, | İlk resmî iletişimde |
| Yazma nedeni | I’m writing about the revised schedule. | Konuyu belirtmek için |
| Yanıt | Thank you for your message. | Süren bir yazışmaya yanıt verirken |
| Kapanış | Kind regards, | Tarafsız ve nazik bir kapanış için |
| Kısa kapanış | Best, | Tanıdığınız bir meslektaşınızla yazışırken |
Selamlamayı ilişkinize ve şirketin yazışma tarzına göre seçin. Meslektaşınız mesajın altına yalnızca adını yazıyorsa Hello ve adıyla yanıtlamak genellikle uygundur.
1. Rica: yapılacak işi, belgeyi ve tarihi belirtin
| İhtiyacınız | İfade | İstenen şey |
|---|---|---|
| Belge | Could you send me the updated proposal? | Teklifin son sürümü |
| Açıklama | Could you clarify which version we should use? | Doğru sürümün hangisi olduğunun belirlenmesi |
| Onay | Please confirm whether Friday works for you. | Karşı tarafın uygun olduğunun onaylanması |
| İnceleme | Would you be able to review the figures by Tuesday? | Belirtilen tarihe kadar inceleme |
Could you…? zaten nazik bir ricadır. Buna aynı anda kindly, please, possibly ve uzun bir giriş eklemeniz gerekmez.
Please send it soon ile Could you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday? cümlelerini karşılaştırın. İkinci cümle hem belgeyi hem de son zamanı belirtir. Uluslararası bir ekipte belirli bir saat önemliyse saat dilimini de ekleyin.
2. Hatırlatma: suçlamadan konunun durumunu sorun
| Durum | İfade |
|---|---|
| E-postanıza cevap gelmedi | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| Son durumu öğrenmek istiyorsunuz | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| Kararlaştırılan son tarih yaklaşıyor | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| Sonraki adım için bir karar gerekiyor | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
Hatırlatma, konuyu adlandırıp neden cevap gerektiğini açıkladığında daha işe yarar. Kısa bir sohbette Any updates? yeterli olabilir. Bir hafta sonra gönderilen e-postada ise belgeyi veya soruyu belirtin.
Remember ve remind aynı şey değildir. İlki bir şeyi hatırlamak, ikincisi başkasının hatırlamasını sağlamaktır. Örneğin: Please remind me to send the invoice. Remember ve remind farkı sayfasında ayrıntılı açıklama ve ücretsiz cümle kontrolü bulunur.
3. Son tarih: by, until ve tarih değişikliği
| Vermek istediğiniz mesaj | İfade |
|---|---|
| Bir sonuç en geç belirtilen tarihte hazır olacak | I’ll send the final version by Friday. |
| Bir durum veya eylem belirtilen tarihe kadar sürecek | I’ll be away until Friday. |
| Ek süre istiyorsunuz | Could we move the deadline to Monday? |
| Zamanında bitirmeyi bekliyorsunuz | We are on track to meet the deadline. |
| Zamanında bitirmek için bilgi gerekiyor | We need the final figures to meet the deadline. |
By Friday, en geç ne zaman olacağını belirtir; dosyayı daha erken de gönderebilirsiniz. Until Friday ise bir durumun veya eylemin ne kadar süreceğini anlatır. Bu nedenle I will send the report until Friday, raporu o tarihe kadar gönderme sözünü anlatmak için alışılmış yapı değildir.
Tarihi değiştirmek istediğinizde yeni tarihi ve sonraki adımı verin. There may be a delay, bir sorun olduğunu bildirir ama alıcıya işine yarayacak bir zaman aralığı sunmaz. We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday ise açık bir düzenleme getirir.
Güncel bir iş görevi hakkında cümle kurarak meet a deadline ifadesini ücretsiz çalışın.
4. Yanıt: önce istenen bilgiyi verin
| Durum | İfade |
|---|---|
| Bir bilgiyi doğrulamak | Yes, the quote includes delivery. |
| Kapsamın sınırını açıklamak | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| Belge göndermek | I’ve attached the revised schedule. |
| Belirli bir soruyu yanıtlamak | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| Konuyu kontrol ettiğinizi söylemek | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
Biri teslimatı soruyorsa önce bu soruyu yanıtlayın, açıklamayı ardından ekleyin.
Please find attached… kullanılabilir; ancak sıradan bir iş e-postasında I’ve attached… çoğu zaman yeterlidir. Doğru sürümü eklediğinizi kontrol edin.
Zaman verebiliyorsanız belirsiz I’ll get back to you shortly ifadesiyle yetinmeyin. By tomorrow afternoon, bir sonraki adımını planlayan kişi için daha yararlıdır.
5. Özür: sorunu ve çözümü belirtin
| Durum | İfade |
|---|---|
| Gecikmiş yanıt | Sorry for the delayed reply. |
| Daha resmî bir özür | I apologise for the delay. |
| Yanlış ek | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| Yanlış rakamlar | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
Özürden sonra sorunu çözmek için ne yaptığınızı açıklayın. Ne kadar meşgul olduğunuzu uzun uzun anlatmak, doğru dosyayı bekleyen alıcıya yardımcı olmaz.
Sorry for inconveniences ile I apologise for the inconvenience ifadelerini karşılaştırın. İkincisi bu belirli durumun yarattığı aksaklığı doğal biçimde belirtir. Gecikme için kısa bir özür yeterliyse en ayrıntılı kalıbı kullanmanız gerekmez.
Edat da önemlidir: apologise for the delay, fakat apologise to the client. Özrün nedenini mi, özür dilediğiniz kişiyi mi belirttiğinize göre edat değişir.
6. Ret: kararı açıkça söyleyin
| Söylemeniz gereken şey | İfade |
|---|---|
| Talebi yerine getiremiyorsunuz | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| Önerilen tarih mümkün değil | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| Başka bir tarih mümkün | We can deliver on Monday instead. |
| Koşulları kabul edemiyorsunuz | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
Kesin bir kararı It may be difficult ifadesinin içine saklamayın. Alıcı bunu aynı koşul üzerinde pazarlığa devam edebileceği şeklinde anlayabilir.
Nedeni kısa ve somut tutun: The final inspection will not be completed until Monday. Uygun bir alternatif varsa söyleyin. Yoksa açık ve nazik bir ret, yerine getiremeyeceğiniz bir sözden daha yararlıdır.
Düzeltilmesi gereken altı ifade
| Doğal olmayan veya hatalı ifade | Düzeltme | Nedeni |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | Burada discuss, nesnesini about olmadan alır |
| Please answer on my question. | Please answer my question. | Answer, my question nesnesini doğrudan alır |
| I wait your reply. | I look forward to your reply. | İş e-postasını bitirmenin doğal bir yolu |
| We made a meeting yesterday. | We had a meeting yesterday. | Gerçekleşen toplantı have a meeting ile anlatılır |
| The actual version is attached. | The current version is attached. | Şu anda kullanılan sürümü current belirtir |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | Bu yapıdaki to kelimesinden sonra -ing biçimi gelir |
Look forward to sayfasında bir kapanış cümlesini ücretsiz kontrol ettirebilirsiniz. Neyi beklediğinizi söyleyin: yanıt, toplantı veya birlikte çalışma.
Her e-postada aynı ifadeyi yeniden aramayın
Yarınki e-postada alıcı, yapılacak iş, son tarih veya üslup farklı olacaktır. Yapıyı bozmadan bu ayrıntıları değiştirebilmeniz gerekir. İş ve günlük İngilizce için LetsWords ile bunu çalışırsınız.
İş kelimelerini LetsWords’te kişisel bir koleksiyona ekleyin ve yazışmalarınızdaki durumlarda kullanın. Diyelim ki meet a deadline üzerinde çalışıyor ve şöyle yazıyorsunuz:
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
Geri bildirim neyi açıklar? Meet the deadline doğru kullanılmış. Hata koşul bölümündedir: if bu gerçek gelecek koşulunu başlattığında will yerine present simple gerekir.
We can meet the deadline if we receive the figures today.
Zamanı daha kesin belirtin: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today. Alıcı artık rakamların tam olarak ne zaman gerektiğini bilir. Düzeltme dil bilgisini onarır; eklenen ayrıntı ise iş mesajındaki belirsizliği giderir.
Tekrar sırasında anlamdan ifadeyi hatırlar ve başka bir görev için yeniden kullanırsınız. LetsWords geri bildirim örnekleri, kelime seçimi ve yapıların nasıl açıklandığını gösterir.
Yukarıdaki ifadeleri bugünkü e-postanızda kullanın; ardından bu kelimelere düzenli LetsWords çalışmasında yer verin. Kelimesi kelimesine çeviriye bağlı kalmadan tarihi, eylemi ve koşulu değiştirmeyi öğrenin; her denemede geri bildirim alın ve kelimelere daha sonra dönün. Kelime çalıştırıcısıyla başlayın, hedefinizi ve seviyenizi seçin, ödeme yapmadan önce geri bildirimi deneyin.