비즈니스 영어 이메일은 왜 쓰는지, 상대에게 어떤 행동을 바라는지를 빠르게 전달해야 합니다. 대부분의 업무 메일은 적절한 인사, 메일의 목적, 구체적인 요청이나 답변, 짧은 맺음말이면 충분합니다. 아래에 여섯 상황별로 바로 쓸 수 있는 문구와 말투를 선택하는 기준을 정리했습니다.
한국어에서 공손한 표현을 그대로 옮긴다고 영어에서도 같은 느낌이 나지는 않습니다. *I kindly ask you to…*는 간단한 *Could you…?*보다 무겁게 들릴 수 있고, *I demand…*는 평범한 요청을 강한 요구로 바꿉니다. 대개 정확한 동사를 고르고 다음 행동을 분명히 밝히면 해결됩니다.
LetsWords는 이런 어휘를 실제 업무 메일에 쓰도록 연습하는 서비스입니다. 업무 단어로 문장을 쓰면 단어의 쓰임과 문법을 한국어로 설명받고, 복습을 통해 다시 사용합니다. 처음에는 아래 표현 페이지의 무료 문장 검사로 첨삭을 확인해 보세요.
업무 메일의 시작과 끝
메일 제목은 나중에 다시 찾기 쉬워야 합니다. Delivery schedule — confirmation needed, Updated proposal for review처럼 쓰면 내용을 짐작할 수 있습니다. Question만으로는 무엇에 관한 질문인지 알기 어렵습니다. 긴 메일 대화에서 주제가 바뀌었다면 제목도 바꾸는 것이 좋습니다.
| 메시지 구성 | 무난한 표현 | 사용 상황 |
|---|---|---|
| 인사 | Hello Maria, | 일반적인 업무 메일 |
| 격식을 갖춘 인사 | Dear Ms Brown, | 처음 보내는 공식적인 연락 |
| 메일을 쓰는 이유 | I’m writing about the revised schedule. | 다룰 내용을 먼저 밝힐 때 |
| 회신 시작 | Thank you for your message. | 받은 메일에 답할 때 |
| 맺음말 | Kind regards, | 무난하고 공손한 마무리 |
| 짧은 맺음말 | Best, | 익숙한 동료와 연락할 때 |
관계와 회사의 소통 방식에 맞춰 인사를 고르세요. 상대가 이름만으로 서명했다면 대개 Hello와 그 이름으로 답장을 시작할 수 있습니다.
1. 요청: 행동, 대상, 날짜를 분명히
| 필요한 일 | 표현 | 뜻 |
|---|---|---|
| 문서 받기 | Could you send me the updated proposal? | 수정된 제안서를 보내 주시겠어요? |
| 세부 사항 확인 | Could you clarify which version we should use? | 어느 버전을 사용해야 하는지 알려 주시겠어요? |
| 일정 확인 | Please confirm whether Friday works for you. | 금요일이 괜찮은지 확인해 주세요 |
| 검토 요청 | Would you be able to review the figures by Tuesday? | 화요일까지 수치를 검토해 주실 수 있나요? |
Could you…? 자체가 이미 공손한 요청입니다. Kindly, please, possibly와 긴 도입부를 한꺼번에 덧붙일 필요는 없습니다.
Please send it soon과 *Could you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday?*를 비교해 보세요. 두 번째 문장은 어떤 문서가 언제까지 필요한지 분명합니다. 여러 나라의 동료가 일한다면 특정 시간이 중요한 기한에는 시간대도 적으세요.
2. 리마인드: 탓하지 않으면서 답변을 요청하기
| 상황 | 표현 |
|---|---|
| 보낸 메일에 답이 없을 때 | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| 검토 상황을 알고 싶을 때 | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| 약속한 기한이 가까울 때 | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| 다음 업무를 위해 결정이 필요할 때 | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
무엇을 왜 확인하는지 밝히면 리마인드도 더 효과적입니다. 짧은 채팅에서는 *Any updates?*로 충분할 수 있지만, 일주일 뒤 보내는 메일이라면 문서나 질문을 구체적으로 적는 편이 낫습니다.
Remember와 remind도 구별하세요. Remember는 기억하는 것이고, remind someone은 상대가 기억하도록 알려 주는 것입니다. 예를 들어 Please remind me to send the invoice는 청구서를 보내도록 나에게 알려 달라는 뜻입니다. remember와 remind의 차이에서 무료로 문장을 검사할 수 있습니다.
3. 기한: by, until, 일정 변경
| 전달할 내용 | 표현 |
|---|---|
| 늦어도 정해진 날짜까지 결과를 보낼 때 | I’ll send the final version by Friday. |
| 어떤 상태가 그날까지 이어질 때 | I’ll be away until Friday. |
| 기한을 미뤄야 할 때 | Could we move the deadline to Monday? |
| 기한을 지킬 수 있을 때 | We are on track to meet the deadline. |
| 추가 정보가 필요할 때 | We need the final figures to meet the deadline. |
By Friday는 마감 시점이므로 금요일보다 일찍 보내도 됩니다. Until Friday는 상태나 행동의 지속 기간을 나타냅니다. 따라서 I will send the report until Friday로는 ’금요일까지 보고서를 보내겠다’는 일반적인 약속을 표현할 수 없습니다.
일정을 바꿀 때는 새 날짜와 다음 행동을 알려 주세요. There may be a delay는 문제를 알리지만 상대가 일정을 잡을 기준은 주지 않습니다. We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday라고 하면 계획이 분명합니다.
meet a deadline에서 현재 업무에 관한 문장을 쓰고 무료로 연습할 수 있습니다.
4. 질문에 답하기: 필요한 정보를 먼저
| 상황 | 표현 |
|---|---|
| 사실 확인 | Yes, the quote includes delivery. |
| 포함되지 않는 항목 설명 | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| 문서 전달 | I’ve attached the revised schedule. |
| 특정 질문에 답하기 | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| 확인 중임을 알리기 | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
배송에 관해 질문받았다면 먼저 배송 여부에 답한 뒤 설명을 덧붙이세요.
*Please find attached…*도 맞는 표현이지만, 일반 업무 메일에서는 *I’ve attached…*로 충분한 경우가 많습니다. 올바른 버전의 파일을 첨부했는지도 확인하세요.
답변 시점을 정할 수 있다면 I’ll get back to you shortly처럼 모호하게 쓰지 않는 편이 좋습니다. 다음 업무를 계획해야 하는 상대에게는 by tomorrow afternoon이 더 유용합니다.
5. 사과: 문제와 해결 내용을 함께
| 상황 | 표현 |
|---|---|
| 답장이 늦었을 때 | Sorry for the delayed reply. |
| 조금 더 격식 있게 사과할 때 | I apologise for the delay. |
| 파일을 잘못 첨부했을 때 | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| 수치가 틀렸을 때 | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
사과 뒤에는 문제를 어떻게 해결했는지 설명하세요. 바빴던 이유를 길게 적어도 올바른 파일이 필요한 상대에게는 도움이 되지 않습니다.
Sorry for inconveniences와 I apologise for the inconvenience를 비교해 보세요. 두 번째가 이번 일로 발생한 불편을 더 자연스럽게 가리킵니다. 짧게 지연을 사과하면 되는 상황에서 가장 거창한 표현을 고를 필요는 없습니다.
전치사도 중요합니다. 사과 이유는 apologise for the delay, 사과를 받는 사람은 apologise to the client로 표현합니다.
6. 거절: 결정 사항을 명확하게
| 전달할 내용 | 표현 |
|---|---|
| 요청을 수락할 수 없을 때 | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| 제안한 날짜를 맞출 수 없을 때 | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| 다른 날짜를 제안할 수 있을 때 | We can deliver on Monday instead. |
| 제안한 조건을 받아들일 수 없을 때 | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
이미 거절하기로 결정했다면 It may be difficult 안에 뜻을 숨기지 마세요. 상대는 같은 조건을 놓고 더 협상할 수 있다는 의미로 받아들일 수 있습니다.
이유는 짧고 구체적으로 쓰세요. The final inspection will not be completed until Monday처럼 말할 수 있습니다. 가능한 대안이 있으면 함께 제시하고, 없다면 지킬 수 없는 약속보다 공손하고 명확한 답을 주는 편이 낫습니다.
직역할 때 생기기 쉬운 표현 오류
| 어색하거나 틀린 표현 | 수정 | 이유 |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | ’~에 대해 논의하다’를 옮긴 about은 필요 없음. discuss는 대상을 바로 받음 |
| Please understand the delay. | Thank you for your patience regarding the delay. | ’양해 부탁드립니다’를 직역하면 이해를 요구하는 말처럼 들림 |
| I will wait your reply. | I look forward to your reply. | wait에는 for가 필요하고, 메일 마무리로는 look forward to가 자연스러움 |
| I’m contacting to you about the invoice. | I’m contacting you about the invoice. | contact 뒤에는 상대를 바로 씀 |
| Please check and reply. | Could you confirm the quantity by Friday? | ’확인 부탁드립니다’를 옮기면 무엇을 확인할지가 빠짐 |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | 이 구문의 to 뒤에는 -ing형이 필요 |
look forward to에서 메일의 마지막 문장을 무료로 검사해 보세요. 답장, 만남, 앞으로의 협업 중 무엇을 기대하는지 적으면 됩니다.
같은 표현을 매번 검색하지 않으려면
내일은 다른 사람에게 다른 행동과 기한을 요청해야 합니다. 문장 구조를 틀리지 않으면서 내용과 말투를 바꾸는 연습이 필요합니다. 업무와 일상 영어를 위한 LetsWords에서 이 과정을 연습합니다.
LetsWords의 개인 컬렉션에 업무 단어를 추가하고 실제 메일 상황에 적용해 보세요. Meet a deadline을 공부하며 다음과 같이 썼다고 가정해 봅시다.
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
첨삭에서 짚는 내용. Meet the deadline이라는 조합은 맞습니다. 오류는 조건절에 있습니다. 실현 가능한 미래의 조건을 나타내는 이 if절에서는 will 대신 현재시제를 씁니다.
We can meet the deadline if we receive the figures today.
기한을 더 정확하게 표현하면: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today. 자료가 몇 시까지 필요한지 상대가 알 수 있습니다. 첨삭은 문법을 바로잡고, 구체적인 시간은 업무 메시지의 모호함을 줄입니다.
복습할 때는 뜻을 보고 표현을 떠올린 뒤 다른 업무를 설명하는 문장에 다시 사용합니다. 다른 LetsWords 첨삭 예시에서도 단어와 구문 선택을 어떻게 설명하는지 확인할 수 있습니다.
오늘 보낼 메일에는 위의 표현을 활용하고, 업무 어휘는 LetsWords에서 익히세요. 매번의 첨삭과 다음 학습의 복습을 통해 한국어를 그대로 옮기지 않고 기한, 행동, 조건을 바꾸어 표현하는 연습을 할 수 있습니다. 어휘 트레이너를 시작해 보세요. 목표와 수준을 선택한 뒤 결제 전에 첨삭을 체험할 수 있습니다.