Eine geschäftliche E-Mail auf Englisch sollte schnell zeigen, warum du schreibst und welche Reaktion du erwartest. Meist reichen eine passende Anrede, der Anlass, eine konkrete Bitte oder Antwort und ein kurzer Gruß. Die Formulierungen unten decken sechs Alltagssituationen ab und erklären, welcher Ton jeweils passt.
Höflichkeit lässt sich nicht immer Wort für Wort übertragen. I kindly ask you to… kann schwerfälliger wirken als Could you…?. I demand… macht aus einer gewöhnlichen Bitte eine Forderung. Häufig helfen ein passendes Verb und ein klarer nächster Schritt mehr als zusätzliche Höflichkeitswörter.
Mit LetsWords kannst du diesen Wortschatz für die Korrespondenz üben. Du bildest einen Satz mit einem beruflich nützlichen Wort, erhältst Rückmeldungen zu Gebrauch und Grammatik und festigst es durch Wiederholung. Über die verlinkten kostenlosen Satzprüfungen kannst du den Ablauf mit Ausdrücken aus diesem Artikel ausprobieren.
Eine geschäftliche E-Mail beginnen und beenden
Der Betreff sollte helfen, die Nachricht später wiederzufinden: Delivery schedule — confirmation needed oder Updated proposal for review. Question allein sagt noch nicht, worum es geht. Wechselt ein langer E-Mail-Verlauf das Thema, passe auch den Betreff an.
| Teil der Nachricht | Neutrale Formulierung | Geeigneter Einsatz |
|---|---|---|
| Anrede | Hello Maria, | Gewöhnliche berufliche Korrespondenz |
| Formellere Anrede | Dear Ms Brown, | Erste formelle Kontaktaufnahme |
| Anlass | I’m writing about the revised schedule. | Das Thema benennen |
| Antwort | Thank you for your message. | Einen Austausch fortsetzen |
| Grußformel | Kind regards, | Neutraler, höflicher Abschluss |
| Kurzer Gruß | Best, | Vertraute Korrespondenz im Kollegenkreis |
Passe die Anrede an die Beziehung und den Stil des Unternehmens an. Wenn eine Person mit ihrem Vornamen unterschreibt, ist eine Antwort mit Hello und diesem Namen meist angemessen.
1. Bitten: Handlung, Gegenstand und Termin nennen
| Was du brauchst | Formulierung | Worum du bittest |
|---|---|---|
| Ein Dokument | Could you send me the updated proposal? | Den aktuellen Vorschlag |
| Eine Klarstellung | Could you clarify which version we should use? | Eine Entscheidung zur richtigen Fassung |
| Eine Bestätigung | Please confirm whether Friday works for you. | Die Bestätigung eines möglichen Termins |
| Eine Prüfung | Would you be able to review the figures by Tuesday? | Eine Prüfung mit Frist |
Could you…? formuliert eine Bitte bereits höflich. Du musst nicht gleichzeitig kindly, please, possibly und eine lange Einleitung hinzufügen.
Vergleiche Please send it soon mit Could you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday?. Die zweite Fassung nennt sowohl das Dokument als auch die Frist. Ergänze in einem internationalen Team die Zeitzone, wenn es auf eine bestimmte Uhrzeit ankommt.
2. Erinnerungen: nachfragen, ohne Schuld zuzuweisen
| Situation | Formulierung |
|---|---|
| Eine E-Mail ist noch unbeantwortet | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| Du brauchst einen Zwischenstand | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| Eine vereinbarte Frist rückt näher | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| Vor dem nächsten Schritt ist eine Entscheidung nötig | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
Eine Erinnerung hilft mehr, wenn sie das Thema benennt und erklärt, warum du eine Antwort brauchst. Any updates? kann in einem kurzen Chat reichen. In einer E-Mail eine Woche später solltest du das Dokument oder die Frage wieder nennen.
Verwechsle remember nicht mit remind. Remember heißt, sich an etwas zu erinnern oder es im Gedächtnis zu behalten. Remind someone bedeutet, jemanden daran zu erinnern. Zum Beispiel: Please remind me to send the invoice. Die englische Seite remember vs remind erklärt den Unterschied und bietet eine kostenlose Satzprüfung.
3. Fristen: by, until und ein neuer Termin
| Deine Aussage | Formulierung |
|---|---|
| Ein Ergebnis liegt spätestens zu einem Termin vor | I’ll send the final version by Friday. |
| Ein Zustand oder Vorgang dauert bis zu einem Termin an | I’ll be away until Friday. |
| Du brauchst eine Verlängerung | Could we move the deadline to Monday? |
| Du erwartest eine fristgerechte Fertigstellung | We are on track to meet the deadline. |
| Für die rechtzeitige Fertigstellung fehlen Informationen | We need the final figures to meet the deadline. |
By Friday legt den spätesten Zeitpunkt fest. Du kannst die Datei auch früher senden. Until Friday beschreibt, wie lange ein Zustand oder Vorgang andauert. I will send the report until Friday drückt deshalb nicht das gewöhnliche Versprechen aus, den Bericht spätestens am Freitag zu schicken.
Wenn du eine Änderung brauchst, nenne einen neuen Termin und den nächsten Schritt. There may be a delay warnt vor einem Problem, lässt den Zeitrahmen aber offen. We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday macht den weiteren Ablauf deutlich.
Übe auf der englischen Seite meet a deadline kostenlos einen Satz über eine aktuelle Arbeitsaufgabe.
4. Antworten: zuerst die erbetene Information
| Situation | Formulierung |
|---|---|
| Eine Tatsache bestätigen | Yes, the quote includes delivery. |
| Eine Einschränkung erklären | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| Ein Dokument senden | I’ve attached the revised schedule. |
| Einen bestimmten Punkt beantworten | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| Eine laufende Prüfung ankündigen | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
Wenn jemand nach der Lieferung fragt, beantworte zuerst diese Frage. Die zusätzliche Erklärung kann danach folgen.
Please find attached… ist möglich. Für eine gewöhnliche berufliche E-Mail reicht aber häufig I’ve attached…. Prüfe dabei, ob die richtige Version tatsächlich angehängt ist.
Vermeide ein unbestimmtes I’ll get back to you shortly, wenn du schon einen Zeitpunkt nennen kannst. By tomorrow afternoon hilft der anderen Person besser, den nächsten Schritt zu planen.
5. Entschuldigungen: Problem und Lösung benennen
| Situation | Formulierung |
|---|---|
| Verspätete Antwort | Sorry for the delayed reply. |
| Formellere Entschuldigung | I apologise for the delay. |
| Falscher Anhang | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| Fehlerhafte Zahlen | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
Erkläre nach der Entschuldigung, was du zur Behebung getan hast. Eine lange Schilderung deiner Arbeitsbelastung hilft wenig, wenn die andere Person die richtige Datei braucht.
Vergleiche Sorry for inconveniences mit I apologise for the inconvenience. Die zweite Formulierung bezieht sich natürlich auf die Unannehmlichkeit in dieser konkreten Situation. Wenn eine kurze Entschuldigung für eine Verspätung genügt, brauchst du keine besonders aufwendige Formel.
Auch die Präposition hängt von der Aussage ab: apologise for the delay, aber apologise to the client. Mit for nennst du den Grund, mit to die Person, bei der du dich entschuldigst.
6. Absagen: die Entscheidung klar ausdrücken
| Was du mitteilen möchtest | Formulierung |
|---|---|
| Eine Bitte lässt sich nicht erfüllen | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| Der vorgeschlagene Termin ist nicht möglich | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| Ein anderer Termin ist möglich | We can deliver on Monday instead. |
| Die Bedingungen sind nicht annehmbar | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
Verstecke eine endgültige Entscheidung nicht hinter It may be difficult. Die andere Person könnte das als Einladung verstehen, über dieselbe Bedingung weiterzuverhandeln.
Halte den Grund kurz und konkret: The final inspection will not be completed until Monday. Wenn es eine mögliche Alternative gibt, nenne sie. Gibt es keine, hilft eine klare, höfliche Absage mehr als ein Versprechen, das du nicht halten kannst.
Sechs Formulierungsfehler korrigieren
| Unpassende oder falsche Formulierung | Korrektur | Warum |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | Das Gesprächsthema folgt hier direkt auf discuss, ohne about. |
| Please answer on my question. | Please answer my question. | Answer verbindet sich direkt mit my question. |
| I wait your reply. | I look forward to your reply. | Eine natürliche Schlussformulierung für eine geschäftliche E-Mail. |
| We made a meeting yesterday. | We had a meeting yesterday. | Have a meeting beschreibt die stattgefundene Besprechung. |
| The actual version is attached. | The current version is attached. | Current bezeichnet die derzeit verwendete Fassung. |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | Nach diesem to folgt eine -ing-Form. |
Auf der englischen Seite look forward to kannst du einen Abschlusssatz kostenlos prüfen. Benenne, worauf du dich freust: eine Antwort, ein Treffen oder die Zusammenarbeit.
Wiederkehrende Formulierungen sicher abrufen
Die nächste E-Mail hat eine andere empfangende Person, Handlung, Frist oder Tonlage. Du musst diese Details verändern können, ohne die Konstruktion zu verlieren. Das übst du mit LetsWords für Englisch im Beruf und Alltag.
Ergänze beruflich nützliche Wörter in einer persönlichen Sammlung und verwende sie in Situationen aus deiner Korrespondenz. Angenommen, du lernst meet a deadline und schreibst:
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
Was die Rückmeldung erklärt: Meet the deadline ist richtig. Der Fehler liegt in der Bedingung. Wenn if diese reale zukünftige Bedingung einführt, steht hier Present Simple statt will.
We can meet the deadline if we receive the figures today.
Den Zeitpunkt genauer machen: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today. Jetzt weiß die andere Person, bis wann die Zahlen gebraucht werden. Die Korrektur verbessert die Grammatik; die zusätzliche Angabe beseitigt eine zeitliche Unklarheit.
Bei der Wiederholung rufst du den Ausdruck anhand seiner Bedeutung ab und verwendest ihn für eine andere Aufgabe. Weitere Beispiele für LetsWords-Rückmeldungen zeigen, wie Wortwahl und Konstruktionen erklärt werden.
Nutze die Formulierungen oben für die heutige E-Mail und übe den Wortschatz anschließend regelmäßig in LetsWords. Lerne, Frist, Handlung und Bedingung zu verändern, ohne dich auf eine Übersetzung Wort für Wort zu verlassen. Zu jedem Versuch erhältst du eine Rückmeldung; später kommen die Wörter zur Wiederholung zurück. Beginne mit dem Vokabeltrainer, wähle Ziel und Niveau und teste die Rückmeldungen vor dem Bezahlen.