ينبغي أن توضح رسالة العمل بالإنجليزية بسرعة سبب الكتابة والخطوة المنتظرة من القارئ. تحتاج أغلب الرسائل إلى تحية مناسبة، وسبب للتواصل، وطلب أو جواب محدد، وخاتمة قصيرة. تجد هنا عبارات جاهزة لستة مواقف، مع شرح يساعدك على اختيار النبرة.
ولا تنتقل المجاملة دائمًا عبر الترجمة الحرفية. قد تبدو I kindly ask you to… أثقل من Could you…?، بينما تحول I demand… طلبًا عاديًا إلى مطالبة حازمة. غالبًا ما يكون الحل فعلًا أدق وخطوة تالية واضحة.
يساعدك LetsWords على تعلم هذه المفردات للمراسلات الفعلية. تؤلف جملة بكلمة مرتبطة بالعمل، وتتلقى ملاحظات على استعمالها وقواعدها، ثم تثبتها بالمراجعة. كما تتيح التدريبات المجانية المرتبطة أدناه تجربة الفحص بتعبيرات من المقال.
افتتاح رسالة العمل وختامها
يساعد عنوان الرسالة القارئ على العثور عليها لاحقًا: Delivery schedule — confirmation needed أو Updated proposal for review. أما Question وحدها فلا تحدد القضية. وإذا انتقلت سلسلة طويلة من الرسائل إلى موضوع جديد، فحدّث العنوان أيضًا.
| جزء الرسالة | صياغة محايدة | متى تستخدمها؟ |
|---|---|---|
| تحية | Hello Maria, | مراسلات العمل اليومية |
| تحية أكثر رسمية | Dear Ms Brown, | تواصل رسمي أول مع المستلم |
| سبب الكتابة | I’m writing about the revised schedule. | تحديد موضوع الرسالة |
| رد | Thank you for your message. | متابعة تبادل الرسائل |
| خاتمة | Kind regards, | ختام محايد ومهذب |
| خاتمة قصيرة | Best, | مراسلات مألوفة مع زميل |
اختر التحية وفق العلاقة وأسلوب الشركة. إذا كان الزميل يوقع باسمه الأول، فعادةً يناسب الرد بـHello متبوعة بالاسم.
1. الطلب: سمِّ الفعل والمستند والموعد
| ما تحتاج إليه | العبارة | ما الذي تطلبه؟ |
|---|---|---|
| مستند | Could you send me the updated proposal? | أحدث نسخة من العرض |
| توضيح | Could you clarify which version we should use? | تحديد النسخة الصحيحة للاستخدام |
| تأكيد | Please confirm whether Friday works for you. | تأكيد ملاءمة الموعد |
| مراجعة | Would you be able to review the figures by Tuesday? | مراجعة الأرقام في موعد محدد |
تكفي Could you…? لإضفاء الأدب على الطلب. لا حاجة إلى جمع kindly وplease وpossibly ومقدمة طويلة في الوقت نفسه.
قارن Please send it soon بـCould you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday?. تحدد الثانية المستند والموعد. وفي فريق دولي، أضف المنطقة الزمنية عندما تكون الساعة مهمة.
2. التذكير: تابع الطلب دون إلقاء لوم
| الموقف | العبارة |
|---|---|
| لم يصل رد على رسالة | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| تحتاج إلى مستجدات | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| اقتراب موعد متفق عليه | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| تحتاج إلى قرار قبل الخطوة التالية | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
يفيد التذكير أكثر عندما يسمي الموضوع ويوضح سبب الحاجة إلى رد. قد تناسب Any updates? محادثة قصيرة، لكن في رسالة بعد أسبوع حدد المستند أو السؤال.
ولا تخلط remember مع remind. الأولى تذكر الشيء، والثانية مساعدة شخص على تذكره. مثلًا: Please remind me to send the invoice. تشرح صفحة remember vs remind الفرق وتتيح فحص جملة مجانًا.
3. المواعيد: by وuntil وتغيير التاريخ
| الرسالة المطلوبة | العبارة |
|---|---|
| ستكون النتيجة جاهزة في موعد أقصاه تاريخ معين | I’ll send the final version by Friday. |
| استمرار حالة أو نشاط حتى تاريخ | I’ll be away until Friday. |
| طلب تمديد الموعد | Could we move the deadline to Monday? |
| توقع الإنجاز في الوقت المحدد | We are on track to meet the deadline. |
| طلب معلومات لإنجاز العمل في موعده | We need the final figures to meet the deadline. |
تحدد By Friday آخر موعد، ويمكنك إرسال الملف قبله. أما Until Friday فتصف مدة استمرار حالة أو نشاط. لذلك لا تعبر I will send the report until Friday عن الوعد المعتاد بإرسال التقرير في موعد أقصاه الجمعة.
عندما تطلب تعديل الموعد، اذكر تاريخًا جديدًا والخطوة التالية. تحذر There may be a delay من مشكلة لكنها تترك القارئ دون إطار زمني مفيد. أما We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday فتقدم خطة واضحة.
تدرّب مجانًا على meet a deadline في جملة عن مهمة عمل حالية.
4. الإجابة: قدم المعلومة المطلوبة أولًا
| الموقف | العبارة |
|---|---|
| تأكيد معلومة | Yes, the quote includes delivery. |
| شرح قيد | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| إرسال مستند | I’ve attached the revised schedule. |
| الإجابة عن نقطة محددة | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| بيان أنك تتحقق من المعلومة | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
إذا سأل شخص عن التوصيل، فأجب عن ذلك أولًا ثم أضف التفسير.
صيغة Please find attached… مقبولة، لكن I’ve attached… تكفي غالبًا في رسالة عمل عادية. وتأكد من إرفاق النسخة الصحيحة.
تجنب I’ll get back to you shortly المبهمة إذا كنت تستطيع تحديد موعد بالفعل. تفيد By tomorrow afternoon من يخطط لخطوته التالية أكثر.
5. الاعتذار: حدد الخطأ وما فعلته لمعالجته
| الموقف | العبارة |
|---|---|
| رد متأخر | Sorry for the delayed reply. |
| اعتذار أكثر رسمية | I apologise for the delay. |
| مرفق غير صحيح | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| أرقام غير صحيحة | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
بعد الاعتذار، وضح كيف عالجت المشكلة. لن يفيد سرد طويل عن انشغالك مستلمًا يحتاج إلى الملف الصحيح.
قارن Sorry for inconveniences بـI apologise for the inconvenience. تشير الثانية طبيعيًا إلى الإزعاج الناتج عن هذا الموقف. وإذا كفى اعتذار بسيط عن التأخير، فلا تحتاج إلى أكثر الصيغ تعقيدًا.
وحرف الجر مهم أيضًا: apologise for the delay لكن apologise to the client. يتحدد الاختيار بحسب ما إذا كنت تذكر سبب الاعتذار أم الشخص الذي تعتذر إليه.
6. الرفض: اجعل القرار واضحًا
| ما تحتاج إلى قوله | العبارة |
|---|---|
| لا تستطيع تلبية الطلب | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| الموعد المقترح غير ممكن | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| يتوفر موعد بديل | We can deliver on Monday instead. |
| لا تستطيع قبول الشروط | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
لا تخفِ قرارًا نهائيًا داخل It may be difficult. فقد يقرأها المستلم دعوة إلى مواصلة التفاوض على الشرط نفسه.
اجعل السبب موجزًا ومحددًا: The final inspection will not be completed until Monday. إذا توفر بديل مقبول فاذكره. وإن لم يوجد، فالرفض الواضح والمهذب أنفع من وعد لا تستطيع الوفاء به.
ستة أخطاء في الصياغة
| صياغة غير ملائمة أو غير صحيحة | التصحيح | السبب |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | يأخذ discuss موضوع النقاش مباشرةً، دون about هنا |
| Please answer on my question. | Please answer my question. | يأخذ answer المفعول my question مباشرةً |
| I wait your reply. | I look forward to your reply. | خاتمة طبيعية لرسالة عمل |
| We made a meeting yesterday. | We had a meeting yesterday. | يصف have a meeting الاجتماع الذي انعقد |
| The actual version is attached. | The current version is attached. | تحدد current النسخة المستخدمة الآن، إذا كان هذا هو المقصود |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | تأتي صيغة -ing بعد to في هذا التركيب |
في look forward to يمكنك فحص جملة ختامية مجانًا. اذكر ما تتطلع إليه: ردًا أو اجتماعًا أو عملًا مشتركًا.
تعلّم تغيير التفاصيل دون البحث عن الصياغة كل مرة
قد تختلف رسالة الغد في المستلم أو الإجراء أو الموعد أو النبرة. تحتاج إلى تغيير هذه التفاصيل دون إفساد التركيب. هذا ما تتدرب عليه في LetsWords للعمل والإنجليزية اليومية.
أضف مفردات العمل إلى مجموعة في LetsWords واستخدمها في مواقف من مراسلاتك. لنفترض أنك تدرس meet a deadline وتكتب:
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
ما الذي يشرحه التصحيح؟ تركيب Meet the deadline صحيح. الخطأ في الشرط؛ عندما تقدم if هذه الحالة المستقبلية الواقعية، نستخدم المضارع البسيط بدل will.
We can meet the deadline if we receive the figures today.
ولضبط التوقيت أكثر: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today. يعرف القارئ الآن متى تحتاج إلى الأرقام تحديدًا. أصلح التصحيح القواعد، وأزالت المعلومة الإضافية غموض رسالة العمل.
في المراجعة تسترجع التعبير من معناه وتستخدمه مع مهمة أخرى. وتوضح أمثلة تصحيح LetsWords كيف يشرح التحليل اختيار الكلمات والتراكيب.
استخدم العبارات السابقة لرسالة اليوم، ثم أدخل المفردات في تدريب منتظم مع LetsWords. تدرّب على تغيير الموعد والإجراء والشرط دون الاعتماد على ترجمة حرفية، مع ملاحظات على كل محاولة ومراجعة لاحقة للكلمات. ابدأ بمدرب المفردات، واختر هدفك ومستواك، وجرّب التصحيح قبل الدفع.