อีเมลงานภาษาอังกฤษควรทำให้ผู้อ่านรู้เร็วว่าคุณเขียนมาเพราะอะไรและต้องการให้ทำอะไร ข้อความส่วนใหญ่ต้องมีคำทักทายที่เหมาะ เหตุผลที่เขียน คำขอหรือคำตอบที่ชัด และคำลงท้ายสั้น ๆ ด้านล่างมีสำนวนพร้อมใช้สำหรับหกสถานการณ์ พร้อมคำอธิบายเพื่อเลือกน้ำเสียง
ความสุภาพอาจหายหรือเปลี่ยนเมื่อแปลทีละคำ I kindly ask you to… อาจฟังหนักกว่า Could you…? ส่วน I demand… เปลี่ยนคำขอทั่วไปเป็นการเรียกร้อง การเลือกกริยาให้ตรงและระบุขั้นต่อไปชัด ๆ มักช่วยแก้ได้
LetsWords ช่วยฝึกคำศัพท์เหล่านี้สำหรับการติดต่อจริง คุณแต่งประโยคด้วยคำเกี่ยวกับงาน รับผลตรวจการใช้คำกับไวยากรณ์ แล้วทบทวนเพื่อให้จำมั่นคง ลิงก์ตรวจประโยคฟรีด้านล่างให้คุณลองกระบวนการกับสำนวนในบทความ
เปิดและปิดอีเมลงานอย่างไร
หัวเรื่องควรช่วยให้ค้นหาข้อความภายหลังได้ เช่น Delivery schedule — confirmation needed หรือ Updated proposal for review คำว่า Question คำเดียวไม่ระบุประเด็น หากชุดอีเมลยาวเปลี่ยนไปคุยเรื่องใหม่ ควรเปลี่ยนหัวเรื่องด้วย
| ส่วนของข้อความ | ถ้อยคำระดับกลาง | ใช้เมื่อไร |
|---|---|---|
| คำทักทาย | Hello Maria, | ติดต่อเรื่องงานทั่วไป |
| คำทักทายทางการขึ้น | Dear Ms Brown, | ติดต่อครั้งแรกอย่างเป็นทางการ |
| เหตุผลที่เขียน | I’m writing about the revised schedule. | ระบุหัวข้อ |
| การตอบกลับ | Thank you for your message. | ต่อบทสนทนาทางอีเมล |
| คำลงท้าย | Kind regards, | ลงท้ายสุภาพและเป็นกลาง |
| คำลงท้ายสั้น | Best, | ติดต่อเพื่อนร่วมงานที่คุ้นเคย |
เลือกคำทักทายตามความสัมพันธ์และรูปแบบของบริษัท หากเพื่อนร่วมงานลงชื่อด้วยชื่อจริง การตอบด้วย Hello ตามด้วยชื่อนั้นมักเหมาะสม
1. คำขอ: ระบุการกระทำ สิ่งที่ต้องการ และวัน
| สิ่งที่ต้องการ | สำนวน | ขออะไร |
|---|---|---|
| เอกสาร | Could you send me the updated proposal? | ข้อเสนอฉบับล่าสุด |
| ความชัดเจน | Could you clarify which version we should use? | ระบุฉบับที่ควรใช้ |
| การยืนยัน | Please confirm whether Friday works for you. | ยืนยันว่าวันศุกร์สะดวกหรือไม่ |
| การตรวจทาน | Would you be able to review the figures by Tuesday? | ตรวจตัวเลขภายในกำหนด |
Could you…? ทำให้คำขอสุภาพอยู่แล้ว ไม่ต้องเติม kindly, please, possibly และคำเกริ่นยาวพร้อมกันทั้งหมด
เทียบ Please send it soon กับ Could you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday? ประโยคหลังระบุทั้งเอกสารและกำหนดเวลา หากทำงานกับทีมต่างประเทศ ให้เพิ่มเขตเวลาเมื่อชั่วโมงที่แน่นอนมีความสำคัญ
2. ติดตามงาน: เตือนโดยไม่กล่าวโทษ
| สถานการณ์ | สำนวน |
|---|---|
| ยังไม่ได้รับคำตอบอีเมล | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| ต้องการทราบความคืบหน้า | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| ใกล้ถึงกำหนดที่ตกลง | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| ต้องการการตัดสินใจก่อนทำขั้นต่อไป | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
ข้อความติดตามมีประโยชน์ขึ้นเมื่อระบุเรื่องและเหตุผลที่ต้องการคำตอบ Any updates? อาจใช้ได้ในแชตสั้น แต่หากเป็นอีเมลหลังผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ ควรบอกเอกสารหรือคำถามที่กำลังติดตาม
อย่าสับสน remember กับ remind คำแรกคือจำบางสิ่งได้ ส่วนการเตือนใครให้จำใช้คำหลัง เช่น Please remind me to send the invoice หน้า remember vs remind ภาษาอังกฤษ อธิบายความต่างและมีการตรวจประโยคฟรี
3. กำหนดส่ง: by, until และการเปลี่ยนวัน
| ใจความ | สำนวน |
|---|---|
| งานจะพร้อมไม่ช้ากว่าวันที่กำหนด | I’ll send the final version by Friday. |
| สภาพหรือกิจกรรมดำเนินต่อถึงวันหนึ่ง | I’ll be away until Friday. |
| ขอขยายเวลา | Could we move the deadline to Monday? |
| คาดว่าจะเสร็จทัน | We are on track to meet the deadline. |
| ต้องการข้อมูลเพื่อให้เสร็จทัน | We need the final figures to meet the deadline. |
By Friday กำหนดเวลาช้าที่สุด คุณส่งไฟล์ก่อนหน้านั้นได้ ส่วน until Friday บอกว่าสภาพหรือกิจกรรมต่อเนื่องนานถึงเมื่อไร I will send the report until Friday จึงไม่ใช่รูปปกติสำหรับสัญญาว่าจะส่งรายงานภายในวันนั้น
เมื่อขอเปลี่ยนเวลา ให้ระบุวันใหม่และขั้นต่อไป There may be a delay เตือนปัญหาแต่ยังไม่ให้กรอบเวลาที่ผู้รับใช้วางแผนได้ ส่วน We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday ให้แผนชัดเจน
ฝึก meet a deadline ภาษาอังกฤษ ฟรีผ่านประโยคเกี่ยวกับงานปัจจุบัน
4. คำตอบ: ให้ข้อมูลที่ถูกถามก่อน
| สถานการณ์ | สำนวน |
|---|---|
| ยืนยันข้อเท็จจริง | Yes, the quote includes delivery. |
| อธิบายข้อจำกัด | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| ส่งเอกสาร | I’ve attached the revised schedule. |
| ตอบประเด็นเฉพาะ | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| บอกว่ากำลังตรวจสอบ | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
หากอีกฝ่ายถามเรื่องการจัดส่ง ตอบประเด็นนั้นก่อน แล้วจึงเพิ่มคำอธิบาย
Please find attached… ใช้ได้ แต่ I’ve attached… มักเพียงพอสำหรับอีเมลงานทั่วไป ตรวจด้วยว่าแนบไฟล์ฉบับถูกต้องแล้ว
หากระบุเวลาได้อยู่แล้ว หลีกเลี่ยง I’ll get back to you shortly ที่ไม่ชัด By tomorrow afternoon มีประโยชน์กว่าสำหรับผู้ที่กำลังวางแผนขั้นต่อไป
5. คำขอโทษ: ระบุปัญหาและวิธีแก้
| สถานการณ์ | สำนวน |
|---|---|
| ตอบช้า | Sorry for the delayed reply. |
| ขอโทษอย่างเป็นทางการขึ้น | I apologise for the delay. |
| แนบไฟล์ผิด | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| ตัวเลขผิด | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
หลังขอโทษ อธิบายว่าทำอะไรเพื่อแก้ปัญหาแล้ว การเล่ายาวว่าคุณยุ่งเพียงใดไม่ช่วยผู้รับที่ต้องการไฟล์ถูกต้อง
เทียบ Sorry for inconveniences กับ I apologise for the inconvenience ประโยคหลังอ้างถึงความไม่สะดวกจากสถานการณ์นี้อย่างเป็นธรรมชาติ หากคำขอโทษสั้น ๆ เรื่องตอบช้าเพียงพอ ก็ไม่ต้องเลือกสูตรที่ซับซ้อนที่สุด
บุพบทก็สำคัญ: apologise for the delay แต่ apologise to the client ขึ้นอยู่กับว่ากำลังระบุเหตุที่ขอโทษหรือผู้รับคำขอโทษ
6. การปฏิเสธ: ทำให้การตัดสินใจชัด
| สิ่งที่ต้องสื่อ | สำนวน |
|---|---|
| ทำตามคำขอไม่ได้ | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| ทำตามวันที่เสนอไม่ได้ | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| ทำได้ในวันอื่น | We can deliver on Monday instead. |
| รับเงื่อนไขไม่ได้ | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
อย่าซ่อนการตัดสินใจที่แน่นอนไว้ใน It may be difficult ผู้รับอาจเข้าใจว่ายังต่อรองเงื่อนไขเดิมได้
ให้เหตุผลสั้นและเฉพาะ เช่น The final inspection will not be completed until Monday หากมีทางเลือกที่ยอมรับได้ ให้บอก หากไม่มี การปฏิเสธชัดและสุภาพมีประโยชน์กว่าคำสัญญาที่ทำไม่ได้
หกจุดที่ควรแก้ในการเลือกถ้อยคำ
| ถ้อยคำที่ติดขัดหรือผิด | คำแก้ | เหตุผล |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | ในที่นี้ discuss รับกรรมโดยไม่ใช้ about |
| Please answer on my question. | Please answer my question. | Answer รับ my question โดยตรง |
| I wait your reply. | I look forward to your reply. | เป็นวิธีลงท้ายอีเมลงานที่เป็นธรรมชาติ |
| We made a meeting yesterday. | We had a meeting yesterday. | Have a meeting ใช้บอกการประชุมที่เกิดขึ้น |
| The actual version is attached. | The current version is attached. | Current ระบุฉบับที่ใช้ในปัจจุบัน |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | To ในโครงสร้างนี้ตามด้วยรูป -ing |
ในหน้า look forward to ภาษาอังกฤษ คุณตรวจประโยคลงท้ายฟรีได้ ระบุว่าตั้งตารออะไร: คำตอบ การพบกัน หรือการร่วมงาน
ฝึกเพื่อไม่ต้องค้นหาถ้อยคำเดิมทุกครั้ง
อีเมลพรุ่งนี้จะมีผู้รับ การกระทำ กำหนดเวลา หรือน้ำเสียงต่างไป คุณต้องเปลี่ยนรายละเอียดเหล่านั้นโดยยังรักษาโครงสร้าง นี่คือสิ่งที่ฝึกกับ LetsWords สำหรับงานและชีวิตประจำวัน
เพิ่มคำศัพท์งานลงในชุดส่วนตัวแล้วใช้กับสถานการณ์จากการติดต่อ สมมติว่ากำลังเรียน meet a deadline และเขียน:
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
สิ่งที่ผลตรวจอธิบาย Meet the deadline ถูกแล้ว จุดผิดอยู่ในเงื่อนไข เมื่อ if นำเงื่อนไขอนาคตที่เป็นไปได้แบบนี้ ใช้ present simple แทน will
We can meet the deadline if we receive the figures today.
ระบุเวลาให้แม่นขึ้น: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today ผู้อ่านรู้แล้วว่าต้องได้ตัวเลขเมื่อไร คำแก้แก้ไวยากรณ์ ส่วนรายละเอียดเพิ่มเติมลดความคลุมเครือของข้อความงาน
ระหว่างทบทวน คุณนึกสำนวนจากความหมายแล้วนำไปใช้กับงานอื่น ตัวอย่างผลตรวจ LetsWords เพิ่มเติม แสดงวิธีอธิบายการเลือกคำและโครงสร้าง
ใช้สำนวนด้านบนกับอีเมลวันนี้ แล้วนำคำศัพท์เข้าการฝึก LetsWords อย่างสม่ำเสมอ ฝึกเปลี่ยนกำหนดเวลา การกระทำ และเงื่อนไขโดยไม่ต้องแปลทีละคำ พร้อมดูผลตรวจแต่ละครั้งและกลับมาทบทวนภายหลัง เริ่มจากเครื่องมือฝึกคำศัพท์ เลือกเป้าหมายและระดับภาษา แล้วลองผลตรวจก่อนชำระเงิน