Un’email di lavoro in inglese deve chiarire perché scrivi e quale azione ti aspetti. Di solito bastano un saluto adatto, il motivo, una richiesta o risposta concreta e una breve chiusura. Qui trovi espressioni per sei situazioni e le spiegazioni necessarie per scegliere il tono.
La cortesia non si conserva sempre traducendo parola per parola. I kindly ask you to… può suonare più pomposo di Could you…?, mentre I demand… trasforma una normale richiesta in una pretesa. Un verbo preciso e un passo successivo chiaro rendono spesso il messaggio più efficace.
LetsWords permette di esercitare questo vocabolario per usarlo nella corrispondenza. Scrivi una frase con una parola del lavoro, ricevi feedback sull’uso e sulla grammatica e torni a usarla durante il ripasso. Gli esercizi gratuiti collegati permettono di provare la correzione con le espressioni di questo articolo.
Come iniziare e concludere un’email di lavoro
L’oggetto deve aiutare a ritrovare il messaggio in seguito: Delivery schedule — confirmation needed oppure Updated proposal for review. La parola Question non identifica l’argomento. Se una lunga catena di email passa a un altro tema, aggiorna anche questa riga.
| Parte del messaggio | Formulazione | Quando usarla |
|---|---|---|
| Saluto | Hello Maria, | Corrispondenza lavorativa quotidiana |
| Saluto più formale | Dear Ms Brown, | Primo contatto formale |
| Motivo | I’m writing about the revised schedule. | Presentare l’argomento |
| Risposta | Thank you for your message. | Continuare uno scambio |
| Congedo | Kind regards, | Chiusura neutra e cortese |
| Congedo breve | Best, | Corrispondenza abituale con un collega |
Adatta il saluto al rapporto e allo stile dell’azienda. Se l’altra persona firma con il nome, rispondere con Hello e quel nome è di solito appropriato.
1. Richieste: indica l’azione, l’elemento e la data
| Cosa ti serve | Espressione | Cosa richiede |
|---|---|---|
| Un documento | Could you send me the updated proposal? | La proposta aggiornata |
| Un chiarimento | Could you clarify which version we should use? | Identificare la versione da usare |
| Una conferma | Please confirm whether Friday works for you. | Confermare la disponibilità |
| Una revisione | Would you be able to review the figures by Tuesday? | Controllare le cifre entro una scadenza |
Could you…? formula già una richiesta cortese. Non serve aggiungere contemporaneamente kindly, please, possibly e una lunga introduzione.
Confronta Please send it soon con Could you send the signed agreement by 3 p.m. on Thursday? La seconda frase identifica il documento e la scadenza. In un team internazionale, aggiungi il fuso orario quando un’ora precisa è rilevante.
2. Solleciti: riprendi l’argomento senza attribuire colpe
| Situazione | Espressione |
|---|---|
| Un’email è ancora senza risposta | I’m following up on the proposal I sent on Monday. |
| Devi conoscere lo stato della questione | Could you let me know whether you have had a chance to review it? |
| Si avvicina una scadenza concordata | A quick reminder that the feedback is due on Thursday. |
| Serve una decisione per proseguire | Could you confirm the quantity so we can arrange delivery? |
Un sollecito è più utile se identifica l’argomento e spiega a cosa ti serve la risposta. Any updates? può bastare in una breve chat. In un’email una settimana dopo, indica il documento o la domanda.
Non confondere remember con remind. Remember significa ricordare; remind someone significa far ricordare qualcosa a un’altra persona. Per esempio: Please remind me to send the invoice. La pagina remember vs remind spiega il contrasto e include il controllo gratuito di una frase.
3. Scadenze: by, until e cambi di data
| Cosa vuoi comunicare | Espressione |
|---|---|
| Il risultato sarà pronto al più tardi entro una data | I’ll send the final version by Friday. |
| Uno stato o un’attività continua fino a una data | I’ll be away until Friday. |
| Ti serve una proroga | Could we move the deadline to Monday? |
| Prevedi di finire in tempo | We are on track to meet the deadline. |
| Ti servono dati per rispettare la scadenza | We need the final figures to meet the deadline. |
By Friday fissa il termine ultimo; puoi inviare il file prima. Until Friday indica fino a quando continua uno stato o un’attività. Per questo I will send the report until Friday non esprime la normale promessa di inviare un report entro quel giorno.
Se chiedi un cambiamento, proponi un’altra data e un’azione concreta. There may be a delay segnala un problema, ma non dà una scadenza utile. We need one more day to verify the figures. I can send the report on Tuesday permette di organizzare il passo successivo.
Esercita gratis meet a deadline con una frase su un’attività lavorativa attuale.
4. Risposte: dai prima l’informazione richiesta
| Situazione | Espressione |
|---|---|
| Confermare un fatto | Yes, the quote includes delivery. |
| Spiegare un limite | The quote covers delivery, but installation is charged separately. |
| Inviare un documento | I’ve attached the revised schedule. |
| Rispondere a un punto preciso | Regarding your question about timing, we can start on Monday. |
| Indicare che stai verificando | I’m checking this with the logistics team and will reply tomorrow. |
Se ti chiedono della consegna, rispondi prima a quello e aggiungi poi la spiegazione.
Please find attached… è accettabile, ma I’ve attached… di solito basta in una normale email di lavoro. Controlla di aver allegato la versione corretta.
Evita il termine indefinito di I’ll get back to you shortly se puoi già indicare quando risponderai. By tomorrow afternoon è più utile per chi deve organizzare l’azione successiva.
5. Scuse: identifica il problema e la soluzione
| Situazione | Espressione |
|---|---|
| Risposta tardiva | Sorry for the delayed reply. |
| Scuse più formali | I apologise for the delay. |
| Allegato sbagliato | I attached the wrong file. Please use the version attached to this message. |
| Cifre errate | There was an error in the total. I’ve corrected it in the attached document. |
Dopo esserti scusato, spiega cosa hai fatto per risolvere il problema. Una lunga descrizione di quanto lavoro hai non aiuta chi ha bisogno del file corretto.
Confronta Sorry for inconveniences con I apologise for the inconvenience. La seconda formula identifica in modo naturale il disagio di questa situazione precisa. Se basta scusarsi per un ritardo, non serve la formula più elaborata.
Anche la preposizione conta: apologise for the delay, ma apologise to the client. Dipende dal fatto che tu nomini il motivo o il destinatario delle scuse.
6. Rifiuti: comunica la decisione con chiarezza
| Cosa devi dire | Espressione |
|---|---|
| Non puoi soddisfare la richiesta | I’m afraid we can’t accommodate this request. |
| La data proposta non è possibile | Unfortunately, we won’t be able to deliver by Friday. |
| Esiste un’altra data praticabile | We can deliver on Monday instead. |
| Non puoi accettare le condizioni | We can’t accept the proposed terms, but we can discuss a revised schedule. |
Non nascondere una decisione definitiva dietro It may be difficult. L’altra persona potrebbe interpretarlo come un invito a continuare a negoziare la stessa condizione.
Spiega il motivo in modo breve e concreto: The final inspection will not be completed until Monday. Se esiste un’alternativa accettabile, indicala. Se non c’è, un rifiuto chiaro e cortese è più utile di una promessa impossibile da mantenere.
Sei errori di formulazione da correggere
| Espressione poco naturale o sbagliata | Correzione | Motivo |
|---|---|---|
| We discussed about the delivery. | We discussed the delivery. | Discuss regge qui direttamente l’argomento, senza about |
| Please answer on my question. | Please answer my question. | Answer regge my question come complemento oggetto |
| I wait your reply. | I look forward to your reply. | Un modo naturale di chiudere un’email di lavoro |
| We made a meeting yesterday. | We had a meeting yesterday. | Have a meeting esprime lo svolgimento di una riunione |
| The actual version is attached. | The current version is attached. | Current identifica la versione attualmente in uso |
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | Dopo questo to si usa una forma in -ing |
In look forward to puoi controllare gratis una frase di chiusura. Indica cosa aspetti con piacere: una risposta, una riunione o lavorare insieme.
Smetti di cercare ogni volta la stessa espressione
L’email di domani avrà un altro destinatario, un’altra azione, un’altra data o un tono diverso. Devi cambiare questi elementi mantenendo la costruzione. È ciò che eserciti con LetsWords per il lavoro e l’inglese quotidiano.
Aggiungi il lessico lavorativo a una raccolta e usalo in situazioni della tua corrispondenza. Supponiamo che tu stia studiando meet a deadline e scriva:
We can meet the deadline if we will receive the figures today.
Cosa spiega la correzione. Meet the deadline è già corretto. L’errore è nella condizione: quando if introduce questa condizione reale riferita al futuro, si usa il present simple al posto di will.
We can meet the deadline if we receive the figures today.
Per precisare il momento: We can meet the deadline if we receive the figures by 3 p.m. today. L’altra persona ora sa quando servono le cifre. La correzione risolve la grammatica; il dettaglio aggiuntivo elimina l’ambiguità.
Durante il ripasso recuperi l’espressione a partire dal significato e torni a usarla per un’altra attività. Gli esempi di correzioni di LetsWords mostrano come vengono spiegate le scelte lessicali e le costruzioni.
Usa le espressioni di questa pagina per l’email di oggi e poi inseriscile nella pratica regolare. Impara a cambiare scadenza, azione e condizione senza tradurre parola per parola, con il controllo di ogni tentativo e il ripasso successivo. Inizia con l’app di vocabolario, scegli obiettivo e livello e prova la correzione prima di pagare.